生成AIの業務活用｜使いやすい仕事と慎重に扱う仕事
生成AIの業務活用を考えるときは、公開できる情報を使い、担当者が答えを確かめられる作業から試すと進めやすくなります。メール返信や資料の原案、お知らせ文の下書きなどが候補です。同じ文章作成でも、顧客情報や契約内容を扱う場合は、入力する前の確認が必要になります。
「文章なら任せてよい」「数字はすべて使えない」と、仕事の名前だけで決める必要はありません。何を入力し、出てきた答えを誰が確認し、間違いが残ったらどうなるか。小さな会社やお店でも、この順で考えると使い方を絞れます。
この記事では実務の例を基に使い分けを整理します。特定のAI製品の機能や料金を比較する記事ではありません。
生成AIの業務活用は、入力情報と確認方法で判断する
まず、その作業に必要な情報を見ます。公開済みの営業時間と、顧客名の入った予約台帳では、扱いが異なります。使うサービスが社内で認められているか、入力内容がどう扱われるかも確認しましょう。
次に、答えを確かめる方法を決めます。営業時間の案内なら元の日時と照合できます。担当者自身が正しいか分からず、確認できる人や資料もない内容は、そのまま採用する用途には向きません。
最後に、間違いが残ったときの影響を考えます。社内で選ぶ見出し案なら作り直せますが、誤った金額を顧客へ送ったり、予約を確定したりすると対応が必要です。下書きを作る工程と、送信・公開・確定する工程を分けておきましょう。
使いやすい業務と、確認を増やしたい業務の例
次の表は最初に試す作業を選ぶための例です。どの会社でも同じ判断になるわけではありません。情報の内容と確認できる体制に合わせて使ってください。
| お知らせ文 | 公開可能な日時や営業情報から下書きを作る | 日時、対象者、連絡先、変更内容 |
| 商品・サービス紹介 | 公開済みの特徴から説明文の案を作る | 元にない性能や効果を足していないか |
| 発信の企画 | 読者や目的を伝え、見出し・構成案を出す | 実際の経験や伝えたい内容と合うか |
| 手順書 | 機密を含まない作業の説明を整理する | 手順の順番、抜け、現場で実行できるか |
| レポート | 利用を認められた資料から説明の下書きを作る | 数値、比較期間、根拠、前月との違い |
| メール返信 | 入力してよい情報だけで返信の元案を作る | 相手の質問、金額、納期、約束の範囲 |
| スライド・資料 | 目的と読み手を伝え、構成やデザインの案を作る | 伝える順番、事実、図や文章の分かりやすさ |
| 単純作業の自動化 | 同じ手順を繰り返す作業を選び、試す方法を考える | 対象のデータ、実行結果、元に戻せるか |
例えば、商品説明の言い換えを依頼したときに、元情報にはない効能や保証が足されると、そのまま掲載できません。読みやすい文章かどうかに加え、伝えていない事実を作っていないかも確認します。
問い合わせ対応も返信文の案を考えることと、相手へ送ることは別の作業です。最初は送信まで任せず、担当者が内容を確認してから使う形が考えられます。
WebAnataで役立ったのは、メールや資料の原案づくり
WebAnataではWebサイトやShopifyの構築、発信の企画や文章作成、サイト運用レポートの分析補助に生成AIを使っています。メール返信の元案、スライドや資料の構成・デザイン案づくりでも役立っています。
例えば、資料を作るときに、構成やデザインの案を考える段階で使う方法があります。読み手へ何を伝えたいかを整理し、出てきた案を見て、採用する内容を決めます。これは使い方の例で、特定の顧客案件の紹介ではありません。
コード案では余計な変更や不要な記述がないかを確認し、文章では不自然な表現を見直しています。レポートでは内容の重複や、前月の記述がそのまま使い回されていないかも確認します。
意図が伝わらなかったり、元情報が不足したりすると、手直しが必要になることがあります。「案を出してもらう」ところまでで終わらず、実際の目的や元資料に合うかを見る時間も、作業に含めて考えています。
画像づくりや全工程を任せる使い方では、手直しも多かった
役立つ作業がある一方で、納得するまでに手間がかかった使い方もあります。WebAnataでは、指示が曖昧だったときや、生成された画像の構成が弱かったときに、画像を直す作業が多くなりました。
また、すべての工程をAIで進めようとすると、うまくいかないことが増えると感じています。
最初から完成まで一度に任せるより、構成案を確認してから本文へ進む、画像の配置を決めてから作成を依頼するといった進め方が考えられます。途中で目的や条件とのずれを確認できるよう、任せる工程を区切ってみてください。
単純作業の自動化や、分からないことの質問から試す
WebAnataが最初の用途として勧めたいのは、メール返信や資料の原案づくりに加え、単純作業の自動化です。同じ手順を繰り返している作業があれば、「この作業を自動化する方法はあるか」と相談するところから始められます。
例えば、架空のデータを使って、一覧の並べ替えや決まった形式への整形を試す方法があります。これは試し方の提案で、WebAnataが実施した自動化案件ではありません。元のデータを残し、処理結果を照合できる範囲で試しましょう。自動化の案が出ても、実際に動かす前には処理内容や必要な権限を確認します。
分からないことも、まずはAIへ聞いてみてよいと思います。用語の意味や作業の進め方を尋ねるなど、疑問を整理する相手として使えます。ただし、聞いてみることと、その答えを正しいと判断することは別です。仕事で使う内容は元資料や公式情報と照らし、判断できない点を残したまま実行しないようにしてください。質問には後で説明する個人情報や機密情報を含めないようにします。
個人情報や機密情報を扱う業務は、入力前に確認する
顧客名簿、注文履歴、未公開の見積書、契約書、パスワードなどを、手軽だからという理由で外部のAIへ入力しないでください。会社が利用を認めたサービスでも、その情報を入力してよいかは別に確認が必要です。
個人情報保護委員会の注意喚起では、個人情報を入力する場合の利用目的や、サービス側での取扱いに関する確認事項が示されています。利用規約やデータの扱いは、利用するサービスと契約条件に合わせて確認しましょう。
IPAの「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」も、AIを利用する人や管理する人向けの参考資料になります。
試す段階では実在する顧客の資料を使わず、架空の例や自社で公開済みの情報を使う方法があります。名前だけを消しても、内容から相手が分かる資料は、そのまま入力しないようにしてください。
契約、税務、医療、採用・人事評価など、専門的な知識や人への配慮が必要な判断は、AIの回答だけで完了させません。文章を整理する補助に使う場合も、入力情報の扱いと、内容を確認する担当者や必要な専門家を決めてから進めます。
一つの作業で試し、確認の負担も含めて振り返る
例えば、公開済みの営業情報からお知らせ文を作る作業なら、次のように試せます。これは進め方の例で、実際の顧客案件ではありません。
- 担当者が変更日、営業時間、対象者を確定する。
- 入力してよい情報だけを渡し、お知らせ文の案を作る。
- 元情報と照合し、誤りや不要な説明を直す。
- 担当者が承認してから、サイトなどへ掲載する。
試した後は、文章を作る時間だけでなく、確認と修正にかかった手間も見ます。毎回同じ誤りを直しているなら、依頼文に不足している条件がないか、元資料を見直せないかを考えましょう。確認の負担が大きければ、その作業では使う範囲を狭めたり、利用を見送ったりする判断もできます。
業務の候補を書き出すときは、次の項目をメモしておくと、社内で相談しやすくなります。
- 試したい作業と、その作業で困っていること
- 入力する情報と、使ってよいサービス
- 正しさを確かめる資料と、確認する人
- 間違えたときに影響が出る相手や仕事
- AIを使う範囲と、人が承認する段階
最初の業務を選ぶ前に、目的や依頼の前提から整理したい方は、WebAnataの関連記事「会社で生成AIを使いたいとき、最初に整理すること」も参考にしてください。
WebAnataへ相談したい場合は、お問い合わせフォームへ、どの作業で困っているかを機密情報を含めずにお知らせください。AI活用支援の具体的な内容や料金は企画中のため、対応範囲を個別に確認します。
